Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Bysekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig og organisert bysekretær til å støtte byens administrasjon i daglige administrative oppgaver. Som bysekretær vil du være en nøkkelperson i koordineringen av møter, dokumenthåndtering og kommunikasjon mellom ulike avdelinger og eksterne parter. Du vil ha ansvar for å sikre at all administrasjon går smidig og effektivt, og at informasjon blir korrekt og tidsriktig distribuert. Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, gode kommunikasjonsevner og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du vil også være involvert i planlegging av offentlige arrangementer, arkivering av viktige dokumenter, samt oppfølging av bystyrets beslutninger. Vi ser etter en person som trives i et dynamisk miljø, har god kjennskap til offentlige prosedyrer og kan bidra til å forbedre administrative rutiner. Erfaring med digitale verktøy og systemer for dokumenthåndtering er en fordel. Som bysekretær vil du spille en sentral rolle i å sikre god informasjonsflyt og effektiv administrasjon i kommunen.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere og forberede møter for bystyret og andre komiteer.
- Håndtere korrespondanse og dokumentasjon knyttet til byens administrasjon.
- Sikre korrekt arkivering og oppbevaring av offentlige dokumenter.
- Bistå i planlegging og gjennomføring av offentlige arrangementer.
- Oppdatere og vedlikeholde administrative systemer og databaser.
- Kommunisere effektivt med interne og eksterne interessenter.
- Følge opp vedtak og beslutninger fra bystyret.
- Utarbeide rapporter og sammendrag for ledelsen.
- Sikre overholdelse av lover og regler innen administrasjon.
- Bidra til forbedring av administrative rutiner og prosesser.
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller offentlig forvaltning.
- Erfaring med administrativt arbeid, gjerne fra offentlig sektor.
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner på norsk.
- Beherske digitale verktøy som Microsoft Office og arkivsystemer.
- Evne til å arbeide selvstendig og strukturert under tidspress.
- God forståelse for offentlige prosedyrer og regelverk.
- Nøyaktig og detaljorientert i dokumenthåndtering.
- Fleksibel og løsningsorientert i møte med utfordringer.
- Evne til å samarbeide godt med ulike faggrupper.
- Integritet og diskresjon i håndtering av sensitiv informasjon.
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du prioritering av flere oppgaver samtidig?
- Kan du beskrive din erfaring med offentlige arkivsystemer?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i dokumenthåndtering?
- Har du erfaring med å koordinere møter og arrangementer?
- Hvordan håndterer du kommunikasjon med ulike interessenter?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan holder du deg oppdatert på relevante lover og regler?
- Hvordan takler du stress og tidspress i arbeidshverdagen?
